Communicatietips voor initiatieven en vrijwilligersorganisaties

1 april 2020

Bewonersinitiatieven en vrijwilligersorganisaties laten overal in onze provincies hun veerkracht en creativiteit zien. Ze zoeken nieuwe manieren om elkaar en andere inwoners te bereiken en zich in te zetten voor kwetsbaren in hun netwerk. Soms is het even zoeken wat nou handige manieren zijn om elkaar te blijven spreken zonder elkaar fysiek te ontmoeten. Wij hebben daarom een aantal tips op een rij gezet.

Niet minder, maar meer contact

We weten dat ‘plezier’ een belangrijke motivatie van initiatiefnemers en vrijwilligers is om zich in te zetten. Voor heel veel mensen speelt ontmoeting en sociaal contact daar een grote rol in. Dat betekent dat we, nu bijeenkomsten niet langer zijn toegestaan, niet minder, maar juist méér aandacht moeten hebben voor sociaal contact.

Hoe je dat het best kan doen hangt er van af wat je wilt. Hieronder vind je tips om digitaal contact met elkaar te houden. En dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn!

1.  Overleg via groepsgesprekken of videobellen

Zorg ervoor dat je met een groep tegelijk kan bellen of videobellen. Als je alleen maar appt of mailt, verlies je veel non-verbale signalen en kan er snel een misverstand ontstaan.

WhatsApp – Eenvoudig, maximaal 4 personen. Nodig: internet op je telefoon of computer

Als je Whatsapp op je telefoon hebt, kan je heel gemakkelijk met je contacten een groepstelefoongesprek openen of videobellen met maximaal 4 personen. Je opent een gesprek met een contact en tikt rechts bovenin op het telefoon- of camerasymbool. Vervolgens voeg je met het symbool rechts bovenin het scherm andere contacten toe aan het gesprek. Meer weten? Lees de uitgebreide uitleg over WhatsApp videobellen en uitleg om WhatsApp op de computer te gebruiken.

Google Hangouts – Eenvoudig, maximaal 10 personen. Nodig: pc met internet, geluid en microfoon

Op www.hangouts.google.com kan je gemakkelijk een video of telefoongesprek openen door op een van de symbolen te klikken. Typ of selecteer de namen, telefoonnummers of e-mailadressen van mensen die je wilt toevoegen. Je hebt ook de optie om je scherm te delen met de andere deelnemers als je bijvoorbeeld een bestand wil laten zien. Meer weten? Lees de uitleg van het starten van een groepsgesprek in Google Hangouts.

Zoom – even downloaden en maximaal 100 personen voor maximaal 40 min. Nodig: pc, tablet of telefoon met internet, geluid en microfoon

Zoom heeft meer mogelijkheden dan andere middelen, maar er is ook iets meer voor nodig om een gesprek te starten. Op www.zoom.us kan je een account maken en Zoom voor je computer, telefoon of tablet downloaden. Vervolgens maak je een nieuwe Meeting of neem je deel aan een Meeting. Meer weten? Lees de uitleg voor het gebruik van Zoom op de computer.

Waarschuwing privacygevoelige informatie

Over verschillende digitale communicatietools is de afgelopen periode naar buiten gekomen dat zij de privacy van hun gebruikers onvoldoende beschermen of gebruikersdata verhandelen. Let bij de keuze van je communicatietool daarom altijd goed op de voorwaarden. Deel sowieso nooit privacygevoelige informatie of persoonsgegevens via dit soort tools. Meer informatie over veilig videobellen en vergaderen vind je onder andere op de website van de Rijksoverheid: Videoconferencing, doe het toegankelijk en veilig.

Zorg ervoor dat je voorbereid bent

Het is heel belangrijk dat je voor dat je een groepsgesprek start even checkt of het werkt en of je geluid en microfoon het doen. Soms moet je nog toestemming geven aan je apparaat om de camera en microfoon te gebruiken. Dan verschijnt er een pop-up of moet je het in je ‘Instellingen’ wijzigen.

Zorg er ook voor dat je goede afspraken maakt en een duidelijk doel hebt met het gesprek. Het kan frustrerend zijn als  daar verschillende verwachtingen over zijn of als iedereen direct bij aanvang door elkaar begint te praten. Maak bijvoorbeeld de afspraak dat er een voorzitter is die anderen de beurt geeft als ze hun hand opsteken.

Gebruik een headset of oortjes

Om te voorkomen dat het geluid gaat weerkaatsen is het handig om een koptelefoon op te zetten.

2.  Stel vragen bij online vragenlijsten

Als je een initiatief graag verder wilt ontwikkelen, heb je draagvlak nodig van andere inwoners of van je doelgroep. Om er achter te komen wat hun wensen zijn of wat zij zelf zouden willen bijdragen aan je initiatief of organisatie kan je een digitale vragenlijst inzetten.

Google Formulieren

Als je een Google-account hebt, kan je direct een Formulier aanmaken. Via www.google.com/forms kan je er voor kiezen om een voorbeeldlijst te gebruiken of een nieuwe vragenlijst aan te maken. Deelnemers beantwoorden de vragen door op een link te klikken die je hen bijvoorbeeld mailt. De antwoorden komen terecht in een Excel bestand op de Google Drive. Meer weten? Lees de uitleg over Google Formulieren.

3.  Vraag hulp!

Zorg ervoor dat je op tijd hulp inschakelt. Veel antwoorden op je vragen over de digitale hulpmiddelen zijn op Google te vinden. Maar kom je er niet uit en wil je dat iemand even met je meedenkt?

Dan staan onze collega’s Marcel en Iris voor je klaar. Bel of mail hen met je vraag en ze nemen zo snel mogelijk contact met je op.